Perusahaan Jasa Yang Menggunakan Basis Data

Sistem Basis Data 1 :  Menganalisa perusahaan jasa yang menggunakan

                                   Sistem Basis Data “PT. Kalimusada Motor”

A. Sejarah PT. Kalimusada Motor

            Pada awalnya perusahaan bergerak dalam bidang jasa perbaikan Air Conditioner (AC) untuk kendaraan bermotor yang didirikan pada bulan Mei 1982, Perusahaan ini bernama PT. Pendawa Air Conditioner dan didirikan oleh Bapak YB. Sardjuhadi. pada  bulan  Juni  1985,  Pendiri  PT. Pendawa Air Conditioner Bapak Sardjuhadi menjalin kerjasama dengan pemilik PD. Pendawa Motor untuk menggabungkan usaha mereka dan disetujui perusahaan hasil penggabungan tersebut diberi nama  Pendawa Motor. Pada Bulan Juni 1989, atas persetujuan semua pihak  Bengkel Pendawa Motor dibubarkan, dan sebagai gantinya didirikan sebuah perusahaan Perseroaan terbatas dengan nama PT. Pendawindo Cemerlang Lestari. pada tahun 1990 perusahaan ini diangkat menjadi salah satu bengkel perwakilan PT. Astra International Isuzu Division untuk wilayah Tangerang dan sekitarnya, PT. Pendawindo Cemerlang Lestari  dan mengganti namanya menjadi PT. Pendawa Motor dan pada saat itu jumlah karyawan perusahaan sudah berjumlah  20 orang . Untuk lebih meningkatkan usaha pada tahun 1993, PT. Pendawa Motor berkerjasama dengan PT. Kalimusada Permai, pada tanggal 1 Mei 1996 PT. Kalimusada Motor berdasarkan surat pengangkatan Isuzu No.SP/PM/SRV/07/96/ATH, PT. Kalimusada Motor resmi menjadi Bengkel Perwakilan PT. Astra International Isuzu Division.

B. Wewenang Yang Ada Didalamnya :

1. Pimpinan Cabang (Branch Manager)

Top Decision Maker yang menentukan arah, visi, strategi, dan

tujuan Perusahaan.

          2. Kepala Parts (Parts Manager)

Membuat perencanaan kebutuhan suku cadang dengan memperhatikan permintaan dan kebutuhan konsumen. Melakukan pengawasan terhadap pemakaian persedian.

3. Kepala Bengkel (Workshop Manager)

Kepala Bengkel mempunyai tanggung jawab penuh terhadap kegiatan operasional bengkel, Membuat  strategi  dan  kebijakan  yang  berhubungan  dengan  pelaksanaan kegiatan operasional bengkel.

          4. Kepala Finance (Finance Manager)

Melakukan  otorisasi  dan persetujuan atas pembayaran hutang dan biaya operasional lainnya.

Dalam pelaksanaan tugasnya dibantu oleh seorang kasir besar yang tugasnya melakukan pencatatan atas semua transaksi yang berhubungan dengan keluar masuknya uang kas termasuk melakukan penyetoran uang ke bank. Selain itu kasir besar dalam tugasnya memperoleh informasi dan laporan dari :

             A. Kasir Bengkel

     Menerima semua pembayaran atas transaksi penjualan tunai dari      penjualan jasa dan suku cadang, menerima pelunasan piutang daripara   pelanggan,   serta   membuat   laporan   penerimaan   uang   kas   untuk selanjutnya dilaporkan ke kasir besar.

             B. Kasir Showroom

     Menerima angsuran atas penjualan kendaraan dari para pelanggan dan menerima uang muka penjualan kendaraan dari pelanggan dan untuk selanjutnya dilaporkan kepada kasir besar.

             C. Bagian Billing

Membuatkan faktur dan kuitansi atas transaksi penjualan beserta faktur pajaknya.

          5. Kepala Showroom (Showroom Manager)

Kepala Showroom merupakan pimpinan yang membawahi seluruh kegiatan operasional showroom yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional showroom, termasuk didalamnya membuat strategi operasional, perencanaan penjualan kendaraan, memelihara hubungan dengan supplier  atau dealer.

Kepala Showroom  juga  bertanggung  jawab  langsung  kepada pimpinan cabang selain  itu  dalam  pelaksanaan  tugasnya  Kepala  Showroom dibantu oleh :

      A. Kepala Bagian Kredit

          Kepala Bagian Kredit mempunyai tugas menilai kelayakan atas pelanggan yang akan diberikan fasilitas pembayaran secara angsuran.

               B. Staf Administrasi dan Umum

Bertugas mengurus semua surat-surat yang berhubungan dengan kendaraan yang akan dijual baik itu BPKB, STNK, maupun izin trayek bagi kendaraan niaga.

      C. Surveyor.

Surveyor mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mendatangi pelanggan yang akan melakukan  pembelian  kendaraan  secara  angsuran  atau  leasing untuk meminta data-data mengenai identitas dan kondisi keuangan dan pekerjaan  pelanggan.

6. Kepala Accounting (Accounting Manager).

Kepala Accounting mempunyai tanggung jawab untuk menyelenggarakan pembukuan atas seluruh transaksi yang ada di PT. Kalimusada Motor termasuk membuat suatu sistem akuntansi yang layak dan cocok bagi perusahaan.

C. Spesifikasi hardware dan software

        Perangkat  lunak  yang  digunakan  untuk  menjalankan  sistem  yang  sedang berjalan pada PT. Kalimusada Motor adalah : Sistem Operasi Window 98 untuk Server dan Workstation dengan program aplikasi Microsoft Office 2000 dan DB III +. Perangkat  keras  yang  digunakan  untuk  menjalankan  sistem  yang  sedang berjalan pada PT. Kalimusada Motor adalah sebagai berikut :

1)   1 unit komputer server

a.   Procesor Intel Pentium IV

b.   SD RAM 256 MB

c.  Hardisk 40GB

d.  VGA Card 32 MB

e.  Floppy disk 3½” 144 MB

                    f.  Monitor SVGA
                    g. Keyboard

h. Mouse

i. Ethernet Card

2) 20 unit komputer workstation

a.   Procesor Intel Pentium IV

b.   SD RAM 256 MB

c.   Hardisk 40GB

d.  Monitor SVGA
e. Keyboard
f. Mouse

3)  8 unit  printer Epson

4)  3 unit UPS (Uninteruptible Power  Supply)

D. Field Yang Dibutuhkan

            Field_field dalam kegiatan penambahan barang (stock-in) dan pengeluaran barang (stock-out), meliputi :

1.   Penambahan barang (Stock-in)

a)  Master files

1)  Master Persediaan Barang

Master Persedian Barang meliputi record mengenai berbagai produk yang dijual  perusahaan.  Setiap  record  meliputi  elemen  data  seperti  :  kode barang, nama, kode merek, kode group, satuan, harga pokok, harga beli, stock awal, stock akhir, nilai barang, min stock, max stock, no genuine, no pk, isi per box, harga standar, harga per list, masuk, keluar, tanggal jual, tanggal beli, rak#, stock, laba Rp, laba HPP dan std. Primary and sorting number adalah Kode Barang.

2)  Master Supplier

Master Supplier  meliputi : kode supplier, nama, alamat, kota, kontak, telepon, dan fax. Primary and sorting number adalah Kode Supplier.

3)  Master History Persediaan

Master History Persediaan meliputi : kode barang, nama, kode merek, kode group, satuan, harga pokok, harga beli, stock awal, stock akhir, nilai barang, min stock, max stock, no genuine, no pk, isi per box, harga standar, harga per list, masuk, keluar, tanggal jual, tanggal beli, rak#, stock, laba Rp, laba HPP dan std. Primary and sorting number adalah Kode Barang.

b)  Transaction and Open Document Files

1)  File Pembelian Barang

File Pembelian Barang meliputi : pembelian#, Kode Supplier , nama, keterangan, tanggal, order#, tanggal order, Kode Barang, nama barang, sat., isi/box, box, dan lepas. Primary key adalah pembelian#.

2.   Pengeluaran barang (Stock out)

a)  Master files

1)  Master Persediaan Barang

          Primary and sorting number  : KodeBarang.

Master Persedian Barang meliputi record mengenai berbagai produk yang dijual  perusahaan.  Setiap  record  meliputi  elemen  data  seperti  :  KodeBarang, nama, kode merek, kode group, satuan, harga pokok, harga beli, stock awal, stock akhir, nilai barang, min stcok, max stock, no genuine, no pk, isi per box, harga standar, harga per list, masuk, keluar, tanggal jual, tanggal beli, rak#, stock, laba Rp, laba HPP dan std.

2)  Master Mobil Pelanggan

Primary and sorting number : NoPolisi

Master Mobil Pelanggan berisi :

 NoPolisi, merek, warna, CC Mobil, nama pemilik, alamat, kota, telepon, kontak person, tgl service, estim service, nama pajak, NPWP, kode type, type, tahun mobil, tanggal STNK, KM terakhir, rangka#, mesin#, dan pemungut.

3)  Master Customer

          Primary and sorting number  : KodeCustomer.

Master Customer meliputi : KodeCustomer, Nama, Nama Pajak, Alamat, Kota, Kontak, Telepon, Fax.

b)  Transaction and Open Document Files

1)  File Work Order

                             Primary key  : NoWorkOrder.

File Work Order berisikan : NoWorkOrder, No Faktur, polisi#, merek, salesman, jam masuk, KM, estimasi, jumlah, discount, PPN, total, Kode Barang, nama barang, jam meter, Qty, harga, jml harga, dan disc.

2)  File Penjualan Barang

          Primary key  : penjualan#.

File Penjualan Barang meliputi : penjualan#, faktur#, polisi#, merek & type, pemilik, tanggal, WO#, tahun, kode, nama barang, sat., isi/box, box, dan lepas.

3)  File Permintaan Pembelian

Primary key : pembelian

File Permintaan Pembelian meliputi : pembelian#, Kode Supplier , nama, keterangan,  tanggal,  order#,  tanggal  order,  kode,  nama  barang,  sat., isi/box, box, dan lepas.